Office & Business Operations Manager (m/w/d)

Das Handelshaus Jebsen & Jessen ist seit über 100 Jahren weltweit im Im- und Export tätig. Heute liegt unsere Kompetenz in den Bereichen Chemie, Textil, australischem Granatsand, Stahl, Transport / e-Mobility und Exportfinanzierung. Als Teil einer weltweiten Firmengruppe operieren wir durch unsere in Deutschland ansässigen Firmen von Hamburg aus unabhängig, mit direkten Geschäftsverbindungen zu Kunden und Lieferanten in mehr als 80 Ländern.

Unsere Schwestergesellschaft, die Jebsen Group, steht seit über 130 Jahren für Unternehmergeist, langfristige Partnerschaften und fundierte globale Marktkenntnis. Als Partner von mehr als 200 führenden Unternehmen verbinden wir internationale Marken mit den Märkten der Zukunft.

Mit der Jebsen Robotics, einem Joint Venture der Jebsen Group und Jebsen & Jessen in Hamburg, erschließen wir ein neues Zukunftsfeld: Robotik und Automatisierung. Unser Ziel ist es, führende Technologien und innovative Lösungen internationaler Hersteller in ausgewählte Märkte zu bringen, beginnend mit der DACH-Region.

Als Office & Business Operations Manager (m/w/d) gestalten Sie den Aufbau unseres Geschäftsbereichs von Anfang an aktiv mit. Wir suchen Menschen, die unternehmerisch denken, Verantwortung übernehmen und Lust haben, gemeinsam mit uns etwas aufzubauen.

• Verantwortung für das Office Management und die reibungslose administrative Organisation des Standorts und Showrooms
• Administrative und organisatorische Unterstützung des General Managers und des Teams
• Koordination von Finance-, HR- und Commercial-Administration in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Group Functions und externen Dienstleistern
• Verantwortung für gesellschaftsrechtliche Dokumentation, Vertrags- und Versicherungsverwaltung sowie Unterstützung bei Compliance-, Datenschutz- und Arbeitsschutzthemen
• Administrative Koordination von IT, Equipment, Roboterflotte sowie Import- und Logistikprozessen
• Erstellung regelmäßiger Reports sowie Aufbau, Standardisierung und kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse und Strukturen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder im Business Operations Umfeld, idealerweise in einer dynamischen oder wachsenden Organisation
• Erfahrung in HR- und Finance-Administration sowie in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern; Kenntnisse in DATEV und weiteren administrativen Bereichen von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, unterschiedliche Themen eigenständig zu priorisieren
• Proaktive, serviceorientierte Hands-on-Mentalität, gepaart mit Zuverlässigkeit und Diskretion
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit im internationalen Umfeld
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Führerschein Klasse B von Vorteil